Entretien préalable au licenciement, 10 infos pour se défendre

Vous avez reçu une convocation pour un entretien préalable au licenciement. Vous vous demandez comment bien vous préparer à cet entretien. Comment se déroule un entretien préalable au licenciement ? Comment donner vos arguments ? Pouvez-vous vous faire assister ? Quels sont les délais applicables ? Qu’est-ce qui change avec le covid-19 ? Voici 10 infos pour vous défendre lors de votre entretien préalable au licenciement.

Bartlomiej Dul Juriste rédacteur web

1. Comment savoir si je suis convoqué à un entretien préalable ?

Avant toute chose, vous devez savoir que pour vous convoquer à un entretien préalable, l’employeur doit vous avoir fait parvenir une lettre de convocation à cet entretien.

Il doit vous envoyer une lettre de convocation à entretien préalable à un éventuel licenciement :

• par lettre recommandée avec accusé de réception (1) ;
• par lettre remise en main propre contre décharge ;
• par lettre remise par voie d’huissier (2) ;
• par lettre remise par le système de transport rapide de courrier dit « Chronopost » (3).

Même si vous décidez de ne pas aller chercher ou de refuser le courrier recommandé, ou si vous décidez de ne pas le lire, la procédure continuera à se dérouler normalement.

En revanche, l’envoi d’un sms ou d’un email ne suffit pas, de même qu’une convocation orale. Dans ce cas, la convocation ne sera pas valable.

? Pour vérifier que la convocation comporte toutes les mentions obligatoires, consultez notre article dédié : Convocation à l’entretien préalable de licenciement : 4 mentions obligatoires.

? Si elle n’est pas valable, il s’agira d’une irrégularité de procédure (4), qui peut vous permettre d’obtenir des dommages-intérêts.

2. Qui doit signer la lettre de convocation à l’entretien préalable ?

✉ La lettre de convocation à l’entretien préalable au licenciement doit être signée par :

• l’employeur ;
• ou la personne à qui l’employeur a délégué son pouvoir disciplinaire (juriste de l’entreprise, directeur des ressources humaines…).

3. Quel délai entre la convocation et l’entretien préalable ?

? L’entretien doit avoir lieu au minimum 5 jours ouvrables après la présentation ou la remise de la lettre de convocation (1).

Le délai de 5 jours débute

• le lendemain de la première présentation de la lettre à votre domicile ;
• ou le lendemain de la remise en main propre de la lettre.

5 jours minimum entre la convocation et l’entretien préalable

Il faut ensuite compter au moins 5 jours ouvrables pleins (sans les dimanches et jours fériés). Ceci signifie que l’entretien peut avoir lieu à compter du 6ème jour.

Si le délai se termine un samedi, dimanche ou un jour férié, il est prolongé jusqu’au premier jour ouvrable qui suit (5).

Le délai de 5 jours ouvrables est un délai minimum, il peut donc tout à fait être plus long.

Vous devez donc bien vérifier que l’entretien n’a pas lieu trop tôt, auquel cas il s’agirait d’une irrégularité dans la procédure qui peut vous permettre de contester la régularité de votre licenciement (et d’obtenir une indemnité pour licenciement irrégulier).

En effet, le non-respect du délai minimum de 5 jours peut vous causer un préjudice dans le sens où vous ne disposez pas du temps nécessaire pour préparer votre défense.

4. Où et quand doit avoir lieu l’entretien ?

Le lieu, la date et l’heure de l’entretien doivent impérativement vous être communiqués dans la convocation (6).

Lieu de l’entretien préalable

? L’entretien préalable doit se dérouler en principe dans le lieu où s’exécute le travail ou au siège social de l’entreprise (7).

Il peut également s’exercer dans un autre lieu pour des raisons légitimes, mais dans ce cas, votre employeur devra vous rembourser les frais de déplacement (8).

Date et heure de l’entretien préalable

? L’entretien préalable doit généralement avoir lieu pendant le temps de travail du salarié.

Cependant, pour des raisons justifiées (travail de nuit du salarié…), l’entretien peut se dérouler en dehors du temps de travail sans que cela constitue une irrégularité de procédure.

⚠ Il faut cependant que ce temps passé en entretien en dehors du temps de travail soit rémunéré comme du temps de travail effectif. En effet, la participation à l’entretien préalable ne doit entraîner aucune diminution de salaire.

L’entretien peut avoir lieu pendant un arrêt maladie, mais l’employeur ne doit pas agir dans le but volontaire de mettre le salarié dans l’impossibilité de se rendre à l’entretien.

Pour tout savoir sur le licenciement pendant un arrêt maladie, téléchargez notre dossier dédié.

Licenciement lors d’un arrêt de travail : comment le contester ?

5. Pouvez-vous vous faire représenter pendant l’entretien ?

❎ Non, il faut savoir que vous ne pouvez pas vous faire représenter pendant l’entretien mais vous pouvez vous faire assister.

Vous êtes l’interlocuteur privilégié de l’employeur, pendant cet entretien.

Ceci signifie qu’une personne peut être avec vous à l’entretien et interagir, appuyer vos arguments ou les compléter, mais il ne peut pas parler en votre nom.

6. Qui peut assister un salarié pendant l’entretien préalable ?

Le salarié peut se faire assister pendant l’entretien, par une personne. Cette mention doit bien être mentionnée dans la convocation.

Voici qui peut vous assister (9) :

• une personne de votre choix appartenant au personnel de l’entreprise (représentant du personnel ou non) ;
• en l’absence d’institutions représentatives du personnel (CSE, délégué syndical), vous pouvez faire appel à un conseiller du salarié.

Le conseiller du salarié est à choisir sur une liste dressée par l’administration et consultable à la mairie ou à la DRIEETS (qui remplace la DIRECCTE depuis 2021). Vérifiez votre convocation, votre employeur a l’obligation d’inscrire les adresses de la mairie et de la Direccte dans la convocation à l’entretien (s’il n’y a pas de représentants du personnel dans l’entreprise).

⚠ Si vous avez décidé de vous faire assister, mais que la personne choisie ne se présente finalement pas avec vous à l’entretien ou qu’elle est en retard, la procédure n’est pas suspendue, elle continue avec ou sans la présence de l’assistant.

? Pour en savoir plus sur l’assistance pendant un entretien préalable, vous pouvez consulter notre article dédié : Comment assister un salarié lors d’un entretien préalable ?

Dossier : Entretien préalable à un licenciement, comment se faire assister ?

7. Est-ce que je peux refuser de me rendre à l’entretien préalable ?

Oui, vous pouvez tout à fait décider de ne pas vous rendre à votre entretien préalable. Votre absence ne suspend pas la procédure. Celle-ci continue à se dérouler normalement.

En revanche, en ne vous rendant pas à votre entretien préalable, vous anéantissez la possibilité qui vous est laissée de vous expliquer et de vous défendre.

Quel risque si vous ne vous présentez pas à l’entretien ?

Aucun, votre absence ne peut pas être la cause de la sanction, mais cela vous enlève la possibilité d’exposer votre version des faits.

8. Comment se préparer à un entretien préalable au licenciement ?

Il n’y a pas de préparation type pour que l’entretien se passe comme vous le souhaitez, mais voici quelques recommandations.

Vérifier que la procédure est respectée

La première chose à faire est de vérifier que la procédure est bien respectée, comme ce qui a été évoqué précédemment dans cet article : les mentions obligatoires sur la convocation à l’entretien, les délais etc.

Prendre connaissance du motif de l’entretien

Généralement, si vous êtes convoqué à un entretien préalable à un éventuel licenciement, il y a de fortes chances pour que vous soyez au courant des faits qui vous sont reprochés.

⛔ Ce qui rend parfois la tâche délicate est que les motifs détaillés ne sont pas obligatoirement inscrits dans la convocation. En effet, l’employeur a simplement l’obligation d’inscrire le motif large de la convocation c’est-à-dire « convocation à un entretien préalable à sanction, pouvant aller jusqu’au licenciement pour faute grave » par exemple. Mais il n’a pas l’obligation de donner plus de détails sur les faits qu’il vous reproche.

Choisir une personne pour vous assister pendant l’entretien

Comme vu précédemment dans cet article, vous pouvez, si vous le souhaitez, choisir un salarié de l’entreprise pour vous assister durant l’entretien. Il peut parfois s’agir d’un représentant du personnel ou d’un conseiller du salarié.

Dans ce cas, il est intéressant d’organiser avec lui des réunions pour qu’il vous informe sur la procédure, qu’il vérifie avec vous la validité de la convocation et pour préparer votre plan de défense.

Préparer un plan de défense

Il est important de préparer un plan de défense pour pouvoir vous défendre pendant l’entretien.

Préparez les arguments que vous pouvez donner à votre employeur pour vous défendre et éviter la sanction. Plus vous préparez votre entretien et vos arguments, plus vous serez à l’aise pour bien vous faire comprendre et pour vous défendre.

L’entretien préalable permet de dialoguer, de vous défendre et d’éviter le licenciement.

? Essayez de prévoir à l’avance tous les reproches que pourrait vous faire votre employeur, anticipez les faits fautifs qu’il pourrait avoir découvert et préparez un argument de défense.

Qui est présent à l’entretien préalable au licenciement ?

Lors de l’entretien préalable au licenciement, sont présents :

• vous (le salarié dont le licenciement est envisagé) ;
• la personne qui vous assiste (facultatif) ;
• l’employeur (ou son représentant) ;
• la personne chargée d’assister l’employeur (facultatif).

Seules ces personnes peuvent assister à l’entretien.

❎ Aucun autre salarié ou membre de l’entreprise ne peut y participer. De la même façon, aucune personne extérieure à l’entreprise ne peut participer à cet entretien (avocat, huissier, personne de l’entourage, délégué syndical n’appartenant pas à l’entreprise…) même s’il ne fait qu’acte de présence.

Le conseiller du salarié (dans le cas où l’entreprise n’a pas de représentant du personnel) est la seule personne extérieure à l’entreprise, qui peut participer à l’entretien pour assister le salarié.

Comment se déroule l’entretien préalable ? Arguments

Lors de l’entretien, votre employeur (ou son représentant) va vous exposer les faits qu’il vous reproche et qu’il estime être à sanctionner.

Au cours de l’entretien préalable, l’employeur indique les motifs de la décision envisagée et recueille les explications du salarié.

Article L1232-3 du Code du travail.

Ce sera ensuite à vous de vous défendre, d’apporter les éléments qui pourront éviter ou réduire la sanction. C’est dans ce but que la préparation de votre défense et donc de vos arguments en amont, est importante.

? Ne soyez pas de mauvaise foi, n’essayez pas de mentir si les faits reprochés sont avérés.

En revanche, n’hésitez pas à rétablir la vérité si les faits reprochés sont faux ou exagérés, n’hésitez pas non plus à prévoir des témoignages, des preuves de ce que vous avancez.

Tout dépend de ce qui vous est reproché, mais vous pouvez par exemple expliquer qu’il s’agit de la toute première faute sur toute votre carrière dans l’entreprise, vous pouvez rappeler votre ancienneté et votre bon comportement pendant toutes ces années, vous pouvez également présenter vos excuses, démontrer votre volonté de rester dans l’entreprise, votre implication et le bon travail effectué sur votre poste.

Vous devez donc trouver tous les arguments pour vous défendre et éviter le licenciement.

? Ne vous laissez pas emporter par votre colère ou vos émotions, essayez de rester centré sur l’objet de l’entretien. Vous faire assister d’une autre personne peut permettre justement de recentrer les débats, de calmer les esprits et de chercher à trouver un compromis.

Vous souhaitez demander le report de votre entretien préalable ? Téléchargez et compléter notre modèle de lettre prêt à l’emploi.

Lettre demandant un report de la date d’entretien préalable au licenciement

9. Quel délai légal pour licencier après l’entretien préalable ?

Si l’employeur décide de vous licencier, il doit impérativement vous faire parvenir une lettre de licenciement par recommandé avec accusé de réception.

Attention, cette lettre ne peut pas être envoyée moins de 2 jours ouvrables après l’entretien préalable (ou la date qui était prévue dans la convocation, si vous avez décidé de ne pas vous y rendre) (10).

2 jours ouvrables minimumDélai pour licencier après l’entretien

S’il s’agit d’un licenciement disciplinaire (= licenciement pour faute), votre employeur ne peut pas expédier la lettre de licenciement plus d’1 mois après l’entretien (11). Le délai minimum de 2 jours s’applique également.

10. Entretien préalable à distance et covid-19 ?

En raison de la crise sanitaire et pour empêcher la propagation du covid-19, on peut se demander si la tenue d’un entretien préalable à distance, en visioconférence, est possible.

La jurisprudence n’est malheureusement pas claire à ce sujet. Certaines cours d’appel s’opposent à la tenue d’entretiens préalable à distance. D’autres en revanche, estiment que l’entretien préalable en visioconférence est valable, si l’éloignement des personnes le justifie, si les parties sont d’accord et si les droits de la défense du salariés sont bien respectés (12).

Ainsi, tant que la Cour de cassation ou le législateur ne se sont pas exprimés clairement au sujet de la validité d’entretien préalable à distance en raison de la crise sanitaire, il est recommandé de procéder à des entretiens physiques.

Boîte à outils :Dossier « Procédure de licenciement : la connaître pour faire valoir vos droits »Dossier « Entretien préalable à un licenciement, comment se faire assister ? »Dossier « Licenciement lors d’un arrêt de travail : comment le contester ? »Modèle de lettre « Demande de report de la date d’entretien préalable au licenciement »

Références :(1) Article L1232-2 du code du travail(2) Cass. Civ, Soc. 30 mars 2011, n°09-71412(3) Cass. Civ, Soc. 8 février 2011, n°09-40027(4) Cass. Soc. 25 septembre 2007, n°05-45592(5) Cass. Soc. 10 juillet 2019, n°18-11528(6) Article R1231-1 du Code du travail(7) Article R1232-1 du Code du travail(8) Cass. Soc. 9 mai 2000, n°97-45294(9) Cass. Soc. 28 janvier 2005, n°02-45971(10) Article L1232-4 du Code du travail(11) Article L1232-6 du Code du travail(12) Article L1332-2 du Code du travail(13) CA. Versailles. 6ème Chambre, 4 juin 2020, nº17/04940

Entretien préalable licenciement, comment s’y préparer ? (juritravail.com)